Fotos von Mitarbeitern und Kunden posten: so klärst du die Einwilligung.

Warum du vor dem Posten fragen musst

Beiträge mit echten Menschen wirken fast immer besser als reine Produktbilder. Das Team beim Frühstück in der Backstube, die Physiotherapeutin bei der Arbeit, ein zufriedener Kunde bei der Übergabe: Solche Bilder zeigen, wer hinter dem Betrieb steht.

Rechtlich ist ein Foto, auf dem eine Person erkennbar ist, aber mehr als ein schönes Motiv. Nach der DSGVO handelt es sich um personenbezogene Daten. Dazu kommt in Österreich und Deutschland der Schutz des eigenen Bildes, der in beiden Ländern etwas unterschiedlich geregelt ist. Die Details sind kompliziert, und es gibt Ausnahmen. Für die Praxis in einem kleinen Betrieb gilt aber eine einfache Faustregel: Wer erkennbar zu sehen ist, wird vorher gefragt.

Dieser Artikel gibt dir Orientierung, keinen Rechtsrat. Für verbindliche Auskünfte wende dich an die Wirtschaftskammer in Österreich, an IHK oder Handwerkskammer in Deutschland, an eine Datenschutzberatung oder an einen Rechtsanwalt.

Mitarbeiter: freiwillig heißt wirklich freiwillig

Bei Mitarbeitern gibt es eine Besonderheit: Sie sind von dir abhängig. Eine Einwilligung muss aber freiwillig sein, und im Arbeitsverhältnis wird genau hingeschaut, ob sie das wirklich ist. Mach deshalb deutlich, dass niemand mitmachen muss und dass ein Nein keine Folgen hat.

Frag am besten nicht vor versammelter Runde, sondern einzeln. Manche Menschen möchten aus privaten Gründen nicht im Internet zu sehen sein, und das musst du nicht erfahren oder bewerten. Wer nicht aufs Bild will, kann trotzdem Teil eines Beitrags sein, etwa mit Händen bei der Arbeit oder von hinten.

Kläre auch, was mit Bildern passiert, wenn jemand den Betrieb verlässt. Das gehört am besten gleich in die Einwilligung.

Kunden und Gäste fotografieren

Bei Kunden ist die Lage ähnlich. Ein Friseursalon, der eine neue Frisur zeigen möchte, fragt vorher und am besten schriftlich. Eine Elektrikerin, die eine fertige Anlage im Haus eines Kunden fotografiert, sollte ebenfalls fragen, auch wenn keine Person im Bild ist: Private Räume sind sensibel.

In Cafés und Geschäften landen Gäste leicht zufällig im Hintergrund. Achte beim Fotografieren darauf, dass niemand erkennbar ist, oder wähle einen anderen Ausschnitt. Das ist oft einfacher, als hinterher jemanden um Erlaubnis zu bitten.

Für Praxen und Kanzleien gilt zusätzlich eigenes Berufsrecht und die Verschwiegenheit. Fotos von Patienten oder Mandanten sind dort in aller Regel keine gute Idee, auch mit Zustimmung. Schon das Bild verrät, dass jemand Patient oder Mandant ist.

Kinder: immer die Eltern fragen

Bei Kindern brauchst du die Zustimmung der Eltern bzw. Erziehungsberechtigten. Je nach Alter sollte auch das Kind selbst gefragt werden und einverstanden sein. Denk daran, dass Kinderbilder im Netz lange auffindbar bleiben und sich schwer wieder einsammeln lassen.

Ein Beispiel: Ein Blumengeschäft macht zum Muttertag eine Aktion mit Kindern, die Sträuße binden. Statt Gesichtern zeigt der Beitrag kleine Hände mit Blumen. Das Bild wirkt genauso warm und macht die Einwilligungsfrage deutlich einfacher, wobei du die Eltern trotzdem informieren solltest.

Schriftlich dokumentieren: was in die Einwilligung gehört

Eine mündliche Zusage ist schnell vergessen oder umstritten. Halte die Einwilligung deshalb schriftlich fest, auf Papier oder digital, und bewahre sie auf. Ein kurzes, verständliches Formular reicht oft. Lass dir eine Vorlage am besten von einer Beratungsstelle geben oder prüfen.

• Wer: Name der Person und bei Kindern der Eltern.
• Was: welche Fotos oder Videos gemeint sind.
• Wo: zum Beispiel Instagram, LinkedIn, Website, Flyer.
• Wie lange: zeitlich begrenzt oder bis auf Widerruf.
• Widerruf: Hinweis, dass die Zustimmung jederzeit widerrufen werden kann.
• Datum und Unterschrift: damit klar ist, wann zugestimmt wurde.

Widerruf: wenn jemand nicht mehr will

Eine Einwilligung kann widerrufen werden. Das gilt für Mitarbeiter, Kunden und Eltern gleichermaßen. Ab dem Widerruf darfst du die Bilder nicht mehr neu verwenden, und bereits veröffentlichte Beiträge solltest du zügig löschen oder das Bild austauschen. Was genau für alte Beiträge gilt, kann im Einzelfall eine Frage für die Beratung sein.

Praktisch hilft eine einfache Liste: welches Foto, welche Person, wo verwendet, Einwilligung von wann. Dann findest du im Fall eines Widerrufs schnell alle Stellen, an denen das Bild vorkommt.

Reagiere auf einen Widerruf ohne Diskussion und ohne Vorwürfe. Für die betroffene Person ist das oft ohnehin ein unangenehmer Schritt. Ein kurzes „Danke für den Hinweis, wir nehmen die Bilder heraus“ reicht. So bleibt das Verhältnis gut, und andere im Team trauen sich eher, beim nächsten Foto wieder mitzumachen.